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Microsoftexcel是最常用的辦公軟件office的組成部分。它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策作，廣泛應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)金融、金融等領(lǐng)域，已成為許多人工作中不可或缺的工具。

快速入門

工作界面

與之前版本的Excel相比，2016年Excel的用戶界面整體變化不大，只有局部細(xì)節(jié)。2016年Excel的窗口主要包括標(biāo)題欄、功能區(qū)、文檔工作區(qū)、狀態(tài)欄等。此外，Excel2016在功能區(qū)增加了新的“作描述搜索”搜索命令，只需在搜索框中輸入所需的作，“作描述搜索”功能就可以引導(dǎo)用戶找到命令。以下是工作界面的相關(guān)功能區(qū)域和菜單。

1、標(biāo)題欄

當(dāng)前編輯表格的文件名稱顯示在標(biāo)題欄的中間。啟動Excel時，將創(chuàng)建一個空白的工作簿文件，默認(rèn)文件稱為“工作簿1”。如果按下Ctrl N組合鍵可以繼續(xù)創(chuàng)建新的工作簿文件，分別命名為“工作簿2”、“工作簿3”等。

2、快速訪問工具欄

該工具欄位于Excel工作簿界面的左上角，也可以在“Excel選項(xiàng)”對話框“快速訪問工具欄”頁面底部檢查“快速訪問工具欄顯示在功能區(qū)下方”的復(fù)選框，放置在功能區(qū)下方。

快速訪問按鈕可以隨意修改和添加。具體作如下:右鍵單擊任何命令按鈕，從彈出的快捷菜單中選擇“添加到快速訪問工具欄"”;命令，添加命令按鈕；右鍵單擊“快速訪問工具欄”，在彈出的快速菜單中選擇“從快速訪問工具欄中刪除”選項(xiàng)，從工具欄中刪除命令按鈕；或通過Excel選項(xiàng)卡自定義添加和刪除，如圖所示。

3、功能區(qū)

功能區(qū)包含圍繞特定方案或?qū)ο蠼M織的多個選項(xiàng)卡，每個選項(xiàng)卡上的控制器進(jìn)一步組織成多個組。每個組中的命令按鈕執(zhí)行一個命令或顯示一個命令菜單。例如，在“開始”選項(xiàng)卡中，包括“剪切板”、“字體”、“對齊”、“數(shù)字”、“風(fēng)格”、“單元格”和“編輯”等命令組。每個命令組包含多個相關(guān)命令控件，如“剪貼板”命令組包含“粘貼”、“剪切”、“復(fù)制”、“格式刷”等命令控件，使用戶能夠更直觀、更快地找到需要作的命令。

請注意，除了基本的“開始"”外，功能卡選項(xiàng)區(qū)的選項(xiàng)卡不是固定的;“插入”“頁面布局”“公式”數(shù)據(jù)""除了查看“視圖”這些選項(xiàng)卡外，用戶還可以根據(jù)需要添加“開發(fā)工具”和“數(shù)據(jù)挖掘”。

值得一提的是，“作說明搜索”搜索命令和共享按鈕添加到Excel2016功能區(qū)選項(xiàng)卡中。前者可以幫助用戶快速找到Excel命令，后者可以邀請他人查看和編輯基于云的工作簿。此外，功能區(qū)也可以在特定場合“隱藏”。

4、“名稱欄""插入函數(shù)"按鈕和“編輯欄”

名稱欄用于顯示當(dāng)前所選單元格或區(qū)域的名稱。單元格名由位置的行列號組成，如Al，表示第一列第一行單元格。除了顯示單元格名稱外，名稱欄還用于顯示“區(qū)域”名稱。

常用函數(shù)列表可以顯示“插入函數(shù)”按鈕，函數(shù)引用可以單擊一個函數(shù)完成。

編輯欄用于編輯單元格中的內(nèi)容，包括添加、修改和刪除數(shù)字、函數(shù)、公式、文本、圖片等內(nèi)容。

“名稱欄”"在特定場合;還可以隱藏插入函數(shù)按鈕和“編輯欄”。

5、狀態(tài)欄

Excel2016狀態(tài)欄中可以顯示各種信息，如顯示單元格中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。同時，還提供了設(shè)置表格的視圖模式，調(diào)整表格的顯示比例、錄制宏等作入口。

6、文檔工作區(qū)

文件工作區(qū)包括列標(biāo)、行號、單元格、工作表標(biāo)簽、標(biāo)尺、滾動條等部件，是整個工作表的重要區(qū)域。

基本概念

Excel中數(shù)據(jù)存儲的基本文件稱為工作簿，工作簿由多個工作表組成，工作表由多個單元格組成。

1、工作簿

工作簿是Excel處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，系統(tǒng)默認(rèn)生成的第一個空白文件“工作簿1”是工作簿。每個工作簿可以包含一個或多個工作表，可以有多種類型：一般工作表、圖表工作表、宏工作表和模塊工作表。默認(rèn)情況下，新工作簿默認(rèn)包含工作表“Sheetl”。

Excel選項(xiàng)可在Excel2016中通過→“常規(guī)”→“新建工作簿時”→設(shè)置“包含的工作表數(shù)”，修改默認(rèn)創(chuàng)建的工作表數(shù)(1)～255)。雖然默認(rèn)創(chuàng)建的工作表數(shù)量有上限，但實(shí)際上可以打開的工作表數(shù)量是無限的。只要內(nèi)存足夠大，理論上就沒有限制。

2、工作表

工作表的名稱顯示在工作簿窗口底部的工作表標(biāo)簽上。工作表可以通過窗口底部的工作表標(biāo)簽切換。此時，活動工作表的標(biāo)簽將顯示在按下狀態(tài)。當(dāng)包含多個工作表時，可以拖動工作表標(biāo)簽區(qū)域的“范圍調(diào)整”按鈕來調(diào)整和顯示多個工作表。

雖然多個工作表可以包含在一個工作簿文件中，但在某個時刻，用戶只能在一個工作表上工作，我們稱這個工作表為活動工作表或當(dāng)前工作表。在Excel2013和Excel2016中，每個工作表最多有1048576行和16384列，因此網(wǎng)格最多為1048576行×與Excel2010相同的16384。

3、單元格

Excel將工作表分為許多行和列。這些行和列交叉構(gòu)成單元格。每個單元格都設(shè)有參考坐標(biāo)。行坐標(biāo)用數(shù)字表示，列坐標(biāo)用字母表示。對于單元格的引用，用列坐標(biāo)和行坐標(biāo)表示。例如，位于第二行和第二列的單元格用B2表示。

活動單元格是指正在使用的單元格，即當(dāng)前光標(biāo)所在的單元格，輸入的數(shù)據(jù)將保存在單元格中。在Excel中，每時每刻只能有一個活動單元格，如圖所示。

有時，為了方便作和作，將多個單元格設(shè)置為一個區(qū)域，可以是連續(xù)的或不連續(xù)的。

作工作表

在了解了Excel的基本界面和概念后，介紹了如何作Excel工作簿和工作表，包括創(chuàng)建、打印、保存和關(guān)閉；管理，以及如何設(shè)置Excel的安全性。

一、創(chuàng)建工作簿

創(chuàng)建工作簿的方法有很多種。最簡單的方法是在啟動Excel時，單擊屏幕右側(cè)的“空白工作簿”選項(xiàng)。Excel將創(chuàng)建一個新的空白工作簿“工作簿1”。此外，創(chuàng)建工作簿的方法有幾種，如下：

1、創(chuàng)建空白工作簿

當(dāng)用戶在2016年啟動Excel時，單擊“開始”屏幕右側(cè)的“空白工作簿”選項(xiàng)，系統(tǒng)將建立一個新的工作簿，以開始輸入信息。此外，通過單擊功能區(qū)“文件”選項(xiàng)卡的“新建”命令，單擊彈出對話窗口中的“空白工作簿”圖標(biāo)，如圖所示。

注：我們也可以通過Ctrl N組合鍵創(chuàng)建空白工作簿。但是用這種方法創(chuàng)建的工作簿不會彈出“新工作簿”對話框。

2、模板創(chuàng)建

模板是Excel工作簿，預(yù)定義格式和公式。當(dāng)使用模板建立新文件時，新文件具有模板的所有特征。默認(rèn)模板是模板名稱.xltx。

在Excel2016版本下，單擊“文件”選項(xiàng)卡，鼠標(biāo)單擊“個人”選項(xiàng)獲取安裝模板列表，如圖所示。

二、創(chuàng)建和美化工作表

1、創(chuàng)建工作表

一個工作簿可以包括多個工作表，默認(rèn)情況下是一個工作表，用戶也可以單擊“文件”→在“新建工作簿”標(biāo)簽下修改“包含工作數(shù)”的“選項(xiàng)”和“常規(guī)”，即可修改默認(rèn)狀態(tài)下的工作表數(shù)量。

用戶可以在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)。如果用戶還需要在當(dāng)前的工作簿中創(chuàng)建一個新的工作表，只需點(diǎn)擊狀態(tài)欄中工作表標(biāo)簽右側(cè)的“插入工作表標(biāo)簽”按鈕（Shift F11)，即可完成作。

2、美化工作表

數(shù)據(jù)輸入后，數(shù)據(jù)表應(yīng)根據(jù)需要和使用場合進(jìn)行修改和美化。

（1）標(biāo)題美化。首先要完成的是表標(biāo)題的中間顯示。單擊單元格Al，將鼠標(biāo)拖到單元格Fl，選擇Al~Fl之間的所有單元格，在“開始”功能區(qū)的“對齊”組中找到“合并后中間”按鈕，單擊按鈕，將Al~F1共7個單元格合并為單元格，并在中間顯示內(nèi)容。然后單擊“開始”功能區(qū)域的“字體”列表，選擇字體并設(shè)置字體大小。

(2)表格格式設(shè)置。選擇A3~F11間的所有單元格，單擊“開始”功能區(qū)“樣式”組中的“應(yīng)用單元格式”按鈕，彈出如圖所示的樣式表。

單擊其中一種樣式，彈出“應(yīng)用表格式”對話框。應(yīng)用表格格式Excel提供了自動格式化的功能。它可以根據(jù)預(yù)設(shè)的格式格式化我們制作的報(bào)告，產(chǎn)生漂亮的報(bào)告，即表格的自動應(yīng)用。這種自動格式化功能可以節(jié)省用戶格式化報(bào)告的大量時間，但制作的報(bào)告非常漂亮。

三、打印工作表

工作表制作完成后，通常需要打印輸出。在此之前，一般先打印預(yù)覽，效果滿意后再打印。在Excel2016版本下，單擊“文件”頁面左側(cè)的“打印”菜單，以顯示打印或打印預(yù)覽。

與Office其他軟件一樣，在打印設(shè)置時，需要對“頁面方向”、“紙張大小”、“設(shè)置縮放比例“頁邊距”。在某些特殊情況下，有兩種打印設(shè)置具有非常重要的功能，一種是頁眉/頁腳的設(shè)置，另一種是打印標(biāo)題。

1、打印頁眉/頁腳

頁眉和頁腳位于打印頁面的頂部和底部，可以為打印文件提供許多相關(guān)屬性，如頁碼、日期、文件或標(biāo)記。用戶可以很容易地了解Excel文檔的相關(guān)信息。在打印頁眉和頁腳之前，首先添加設(shè)置。

頁眉和頁腳可以直接設(shè)置在“頁面布局”視圖下，也可以選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”選項(xiàng)組中的“頁眉和頁腳”按鈕進(jìn)行插入和設(shè)置。插入頁眉頁腳后，可以通過“設(shè)計(jì)”工具欄中的“頁眉和頁腳工具”組，在“頁眉和頁腳”元素中設(shè)置頁碼、頁數(shù)、當(dāng)前日期、當(dāng)前時間等設(shè)置項(xiàng)，也可以單擊“頁眉和頁腳”組中的相應(yīng)菜單列表，選擇Excel預(yù)定義的頁眉和頁腳。如圖所示。

打印頁眉頁腳時，打印效果可以通過“頁面設(shè)置”中的“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡來設(shè)置和調(diào)整。打印效果如圖所示。

2、設(shè)置打印標(biāo)題

當(dāng)上一頁無法打印完整的工作表時，如果直接打印第二頁的內(nèi)容，第二頁的內(nèi)容將難以理解，因?yàn)闆]有標(biāo)題。使用打印標(biāo)題功能可以避免這個問題。

在“工作表”選項(xiàng)卡的“打印標(biāo)題”欄中，“頂標(biāo)題線”用于設(shè)置一行區(qū)域?yàn)轫敇?biāo)題線；“左標(biāo)題線”用于設(shè)置一列區(qū)域?yàn)樽髽?biāo)題線。如果您想設(shè)置標(biāo)題線或標(biāo)題列，請單擊后面的折疊按鈕，并選擇相應(yīng)的標(biāo)題區(qū)域（如圖所示）。

四、保存工作簿

由于外部因素，保存工作簿可以防止創(chuàng)建的新工作簿或修改現(xiàn)有工作簿時數(shù)據(jù)丟失。

在“文件”頁面中選擇“保存”命令或“另存為”命令，或直接按快捷鍵Ctrl S可以保存。無論是打開“保存”還是“另存為”對話框，都需要選擇保存路徑和保存類型，如圖所示。在“保存類型”的下拉列表中有以下常見的選擇:

五、關(guān)閉工作簿

當(dāng)用戶關(guān)閉工作簿時，他們只能關(guān)閉活動工作簿或一次性關(guān)閉所有開放的工作簿。Excel2016版本可以通過以下方式關(guān)閉：

(1)單擊右上角的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉當(dāng)前活動工作簿，彈出提醒保存對話框。

(2)單擊“文件”頁面，執(zhí)行“關(guān)閉”命令，關(guān)閉當(dāng)前活動工作簿，彈出提醒保存對話框。

（3）在“快速訪問工具欄”選項(xiàng)卡欄中，選擇“從以下位置選擇命令”作為“文件”和“選項(xiàng)卡”，找到并選擇“關(guān)閉文件”工具，單擊“添加”按鈕。單擊“快速關(guān)閉”選項(xiàng)，關(guān)閉當(dāng)前活動工作簿，彈出提醒保存對話框。

(4)快捷鍵Alt＋F4，關(guān)閉當(dāng)前活動工作簿，彈出提醒保存對話框。

六、管理工作表

在Excel中，每個工作簿可以有多個不同類型的工作表來存儲不同的數(shù)據(jù)，用戶可以設(shè)置如下工作表。

1、選擇和重命名工作表

單擊需要選擇的工作表標(biāo)簽即可選擇工作表。如果您想選擇一個連續(xù)的工作表，您可以單擊第一個工作表，然后單擊需要選擇的最后一個工作表標(biāo)簽，同時按住shift鍵。如果您想選擇一個不連續(xù)的工作表，您可以按住Ctrl鍵，單擊需要選擇的工作表。

當(dāng)需要重命名工作表時，用戶可以單擊“開始”選項(xiàng)卡中“單元格”組中的“格式”下拉按鈕，執(zhí)行“重命名工作表”命令，如圖所示，編輯工作表標(biāo)簽。或者用戶也可以右擊或雙擊重命名的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行“重命名”命令。

2、插入和刪除工作表

根據(jù)用戶的需要，可以在工作簿中插入新的工作表，刪除現(xiàn)有的工作表，進(jìn)行數(shù)據(jù)安排。選擇“開始”選項(xiàng)卡，單擊“插入”或“刪除”下拉按鈕，執(zhí)行“插入工作表”和“刪除工作表”命令，如圖所示。當(dāng)然，您也可以直接右擊要命名的工作表標(biāo)簽，并根據(jù)彈出命令執(zhí)行相應(yīng)的作命令。

3、移動和復(fù)制工作表

選擇要復(fù)制或移動的工作表，右擊工作表標(biāo)簽，彈出命令菜單執(zhí)行“移動或復(fù)制”命令，打開對話框，選擇復(fù)制或移動的位置。當(dāng)復(fù)選“建立副本”命令時，可以建立副本，即復(fù)制表單，否則為移動表單。副本建立后，將以之前的工作表命名。為了區(qū)別于之前的原始工作表，將在工作表后添加數(shù)字，如“學(xué)生成績清單（2）”，創(chuàng)建副本時與原始工作表完全相同。

4、隱藏和恢復(fù)工作表

執(zhí)行“工作表標(biāo)簽顏色”命令，可以為所選工作表設(shè)置特定顏色的標(biāo)簽。執(zhí)行“隱藏”命令，如圖所示，可隱藏所選工作表。對于隱藏的工作表，當(dāng)單擊“取消隱藏”命令時，工作表將恢復(fù)顯示。

七、Excel安全

為避免他人修改或復(fù)制重要數(shù)據(jù)信息，Excel的保護(hù)功能可用于為數(shù)據(jù)表建立有效的保護(hù)措施。用戶可以根據(jù)不同的保護(hù)要求保護(hù)工作簿或工作表中的某些元素。保護(hù)措施主要包括以下三個保護(hù)層次：保護(hù)工作簿、保護(hù)工作表和保護(hù)單元格。此外，還可以隱藏工作表和列來保護(hù)一些數(shù)據(jù)。

1、保護(hù)工作簿

保護(hù)工作簿后，只有授權(quán)的特定用戶才能有權(quán)訪問工作簿。保護(hù)工作簿是為了保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口尺寸。如果工作簿設(shè)置為“保護(hù)”，則不能插入工作簿中的工作表，刪除、移動、隱藏、取消隱藏和重命名作，也不能移動和調(diào)整窗口的尺寸。

基本作如下：選擇“審查”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)”組中的“保護(hù)工作簿”選項(xiàng)，執(zhí)行“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”命令，打開“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對話框，如圖所示。

（1）保護(hù)結(jié)構(gòu)。防止用戶移動、刪除、隱藏或更改工作表的名稱；防止用戶插入新工作表或圖表工作表，但用戶可以在現(xiàn)有工作表中插入嵌入式圖表；防止用戶查看隱藏的工作表；防止用戶移動或復(fù)制工作表到另一本工作簿。在數(shù)據(jù)透視表中，單元格的源數(shù)據(jù)可以顯示在數(shù)據(jù)區(qū)域或單個工作表上。對于某個方案，可以防止用戶創(chuàng)建方案匯總報(bào)告。此外，還可以防止用戶錄制新宏。

(2)保護(hù)窗口。可防止用戶更改工作簿窗口的大小和位置；防止用戶移動窗口，調(diào)整窗口大小，關(guān)閉窗口，隱藏或取消隱藏窗口。保持工作簿結(jié)構(gòu)的現(xiàn)有格式，以免刪除、移動、復(fù)制等作。如果選擇“窗口”，工作簿的窗口可以保持當(dāng)前形式。

當(dāng)然，為了防止其他用戶刪除工作簿保護(hù)，還可以設(shè)置密碼文本框，用于設(shè)置當(dāng)前工作簿的密碼，包括字母、數(shù)字、空間和符號的任何組合，以區(qū)分大小寫。

2、保護(hù)工作表

保護(hù)工作簿保護(hù)其布局結(jié)構(gòu)和窗口尺寸，但不禁止修改或刪除工作表中的數(shù)據(jù)。如果需要保護(hù)活動工作表中的元素，則需要保護(hù)工作表。工作表保護(hù)后，仍可調(diào)整工作表的窗口尺寸，但不允許修改數(shù)據(jù)或單元格式。為了保護(hù)工作表，首先需要選擇保護(hù)工作表，單擊“審查”選項(xiàng)卡“保護(hù)”組中的“保護(hù)工作表”按鈕，打開“保護(hù)工作表”對話框，如圖所示。

在文本框中輸入“取消工作表保護(hù)時使用的密碼”，以確保工作表的保護(hù)設(shè)置不會隨意取消。這是用戶可以根據(jù)自己的需要定制的可選項(xiàng)。

根據(jù)需要，在“允許本工作表的所有用戶執(zhí)行”列表框中設(shè)置相應(yīng)的項(xiàng)目。例如，如果選擇“鎖定單元格”和“未鎖定單元格”的復(fù)選框，工作表允許鼠標(biāo)選擇鎖定和未鎖定單元格，而不允許插入行列等其他作。

通過這種設(shè)置，工作表得到了保護(hù)。為了取消保護(hù)工作表，您可以從窗口上方的功能區(qū)域選擇“審查”選項(xiàng)卡的“保護(hù)”選項(xiàng)組中的“取消工作表保護(hù)”命令，以取消對工作表的保護(hù)，并恢復(fù)原狀態(tài)。

3、保護(hù)單元格

在許多情況下，不需要保護(hù)工作表中的所有單元格，只需要保護(hù)一些敏感數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，工作表中的所有單元格都會被鎖定，用戶無法更改鎖定的單元格。因此，為了在保護(hù)工作表之后仍然可以編輯單元格，在保護(hù)工作表之前可以取消一些鎖定的單元格，然后只鎖定特定的單元格和區(qū)域。

數(shù)據(jù)輸入

數(shù)據(jù)輸入是創(chuàng)建工作表的一個重要環(huán)節(jié)。以下將從三個方面介紹數(shù)據(jù)輸入。首先是數(shù)據(jù)的基本輸入方法，包括文本、數(shù)字和其他類型的輸入，然后介紹一些常用的快速數(shù)據(jù)輸入技能，最后介紹如何建立數(shù)據(jù)有效性機(jī)制，以確保輸入數(shù)據(jù)的有效性。

一、基本數(shù)據(jù)輸入

輸入不同類型的數(shù)據(jù)時，應(yīng)采用不同的方法和技能。文本、數(shù)字和日期，以及用于計(jì)算數(shù)據(jù)的公式和函數(shù)，通常可以存儲在工作表中。

1、文本輸入

輸入文本是在單元格中輸入以字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)。在單元格中輸入文本和輸入值一樣簡單：激活單元格，輸入文本，然后按Enter鍵或方向鍵。

單元格最多可容納3.2萬個字符。當(dāng)輸入的文本長度比當(dāng)前列寬長，相鄰單元格不空時，可以在單元格中自動設(shè)置文本，使其占用更多行數(shù)。文本自動換行設(shè)置方法為：選擇“開始”選項(xiàng)卡，單擊“對齊”組中的“自動換行”按鈕，如圖所示。請注意，可以設(shè)置單元格或區(qū)域，或取消“自動換行”。

默認(rèn)情況下，單元格中的數(shù)值類型數(shù)據(jù)由右對齊，文本由左對齊。當(dāng)數(shù)字用于表示學(xué)習(xí)號碼、編號、電話號碼等內(nèi)容時，雖然輸入數(shù)字，但由于不計(jì)算，應(yīng)將其定義為文本類型。

一般來說，在輸入數(shù)字字符串時，需要在輸入數(shù)據(jù)前添加右單引號“"”;，單元格左上角多了一個綠色三角形的標(biāo)記。這是一個智慧如果確定這些數(shù)據(jù)表達(dá)為文本信息，單擊圖標(biāo)并在菜單中選擇“忽略錯誤”，則圖標(biāo)將不再出現(xiàn)（如圖所示）。另一種輸入數(shù)字文本的方法是直接改變文本框的類型，選擇輸入數(shù)字文本的單元格或區(qū)域，右擊選擇“單元格式”命令，彈出“定制序列”對話框，在“數(shù)字”分類列表中選擇“文本”，單元格為文本單元格，數(shù)字將作為文本處理，單元格顯示的內(nèi)容與輸家完全一致，即使列寬較小，科學(xué)計(jì)數(shù)法格式不會顯示數(shù)值字符串。

2、數(shù)值輸入

在工作表中，數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)是數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)，也是最常見的數(shù)據(jù)類型。用戶可以使用鍵盤上的數(shù)字鍵和一些特殊符號在單元格中輸入相應(yīng)的數(shù)字內(nèi)容。除了簡單的正數(shù)和小數(shù)輸入外，數(shù)值數(shù)據(jù)的輸入還包括以下特殊類型：

(1)負(fù)輸人。除了直接輸入負(fù)號和數(shù)字外，負(fù)輸入還可以通過數(shù)字外加圓括號“()”來完成。如果“150”可以輸入“(50)”。

(2)分?jǐn)?shù)輸入。用戶會發(fā)現(xiàn)，如果分?jǐn)?shù)直接輸入到單元格中，如“2/9”，單元格默認(rèn)為日期為2月9日。因此，如果你想輸入分?jǐn)?shù)“2/9”，你必須先輸入“0”和空間，然后輸入分?jǐn)?shù)“2/9”，即“O_2/9。如果省去“0”，將成為日期“2月9日”。

(3)輸入自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或跟隨零的數(shù)字。有時，為了快速輸入一系列小數(shù)字，如“3.987、8.888、7.972、9.683”，需要為這些數(shù)字設(shè)置小數(shù)點(diǎn)位置，以避免每次輸入小數(shù)點(diǎn)。

具體作如下：選擇“文件”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”菜單彈出“Excel選項(xiàng)”對話框，選擇“先進(jìn)”子菜單，選擇右側(cè)“編輯選項(xiàng)”“自動插入小數(shù)點(diǎn)”選項(xiàng)框，輸入“位數(shù)”框，輸入正數(shù)，或輸入負(fù)數(shù)，如圖所示。在“位數(shù)”框中輸入3。當(dāng)在單元格中輸入2834時，其值顯示為2.843。如果在“位數(shù)”框中輸入-3，然后在單元格中輸入283，則其值為28300。注意在選擇“自動插入小數(shù)點(diǎn)”選項(xiàng)之前輸入的數(shù)字。

(4)使用千位分隔符。輸入數(shù)字時，可以在數(shù)字之間添加逗號作為千位分隔符，Excel將輸入的數(shù)據(jù)作為值。選擇“文件”選項(xiàng)卡，單擊“選項(xiàng)”菜單彈出“Excel選項(xiàng)”對話框，選擇“高級”子菜單，選擇右側(cè)“編輯選項(xiàng)”中的“使用系統(tǒng)分隔符”請注意，如果添加的逗號位置不符合千位分隔符的定義，則將輸入的數(shù)字和逗號作為文本處理。

(5)科學(xué)計(jì)數(shù)法。輸入大或小值時，輸入內(nèi)容和顯示內(nèi)容可能會有所不同。

(6)超寬度值的處理。當(dāng)輸入的值寬度超過單元格寬度時，Excel將顯示井號串“##…”。如果增加列寬，數(shù)字顯示將與輸入相同。

3、輸入日期和時間

在單元格中輸入日期時，需要使用反斜杠“/”或連字符“-”來區(qū)分年、月、日的內(nèi)容，如輸入2010/3/12或2010-3-12。輸入時間是通過“：來分割的時候，分，秒。比如10：00和19：00.如果輸入是當(dāng)前系統(tǒng)日期，則可以直接按“Ctrl十”；”組合鍵。如果輸入當(dāng)前的系統(tǒng)時間，則直接按“Ctrl Shift＋；”組合鍵。

若按12小時制輸人時間，則在時間數(shù)字后空一格，并按字母AM(上午)或PM(下午)，如圖所示。

輸家日期的一般格式為：年、月、日。如果日期的顯示格式發(fā)生變化，可以右擊設(shè)置格式的單元格，選擇“設(shè)置單元格式”，彈出“設(shè)置單元格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡分類中的日期，選擇右側(cè)類型所需的顯示格式，單擊“確定”按鈕，如圖所示。

注：除了三種輸入數(shù)據(jù)類型：數(shù)字、文本、日期和時間外，還可以在文本框中輸入貨幣、分比等特殊格式。

二、快速輸入數(shù)據(jù)

Excel除了上述基本的數(shù)據(jù)輸入方法外，還提供了多種快速輸入數(shù)據(jù)的方法。

1、自動填充

Excel的“自動填充”功能可以很容易地在一組單元格中輸入一系列值或文本。填充手柄和填充命令可以通過以下方式完成。

(1)使用填充柄

它使用“自動填充”把手（活動單元格右下角的小框架）拖動來復(fù)制單元格，或自動完成一系列數(shù)據(jù)或文本的輸入。填充手柄是選定區(qū)域右下角的一個小黑色方塊。拖動填充手柄后，出現(xiàn)“自動填充選項(xiàng)”按鈕，可“復(fù)制單元格”、“填充序列”、“僅填充格式”、“無格式填充”，如圖所示。復(fù)制單元格表示復(fù)制原單元格的所有內(nèi)容，包括單元格數(shù)據(jù)和格式。只填充格式只填充單元格式，沒有格式填充表示只填充單元格式中的數(shù)據(jù)，不復(fù)制格式。

(2)使用填充命令

除了直接使用填充手柄外，填充命令還可以自動填充。與填充手柄相比，只能填充一些簡單的序列，填充命令可以根據(jù)數(shù)據(jù)之間的規(guī)則完成更復(fù)雜的數(shù)據(jù)填充。

當(dāng)需要在相鄰單元格或區(qū)域內(nèi)填寫內(nèi)容時，首先需要選擇需要填寫內(nèi)容的活動單元格或選定區(qū)域。單擊“開始”選項(xiàng)卡上的“編輯”組中的“填充”按鈕，打開下拉命令列表。單擊“向上”"填寫“向左”或“向右”命令(如圖所示)。

2、自定義數(shù)據(jù)序列填充

除了自動填充系統(tǒng)中的現(xiàn)有序列外，用戶還可以自動填充自定義序列。自定義數(shù)據(jù)序列，單擊“文件”，單擊“Excel選項(xiàng)”按鈕，單擊“使用Excel時使用的首選項(xiàng)”欄中的“編輯自定義列表”按鈕，如圖所示。在“自定義序列”對話框中，您可以在“輸入序列”列表框中輸入序列內(nèi)容，單擊“添加”按鈕，將新序列添加到左側(cè)的“自定義序列”列表框中，然后使用自動填充方法填充序列。

自定義序列填充主要用于填充序列中非計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的默認(rèn)序列，如“第一班、第二班、……”。自動填充不能滿足工作需要，用戶必須定制并存儲自己的序列作為自動填充項(xiàng)。

三、數(shù)據(jù)有效性

在Excel2016版中，“數(shù)據(jù)有效性”更名為“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，以下“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”等同于“數(shù)據(jù)有效性”。

“數(shù)據(jù)有效性”用于定義哪些數(shù)據(jù)可以在單元格中輸入或應(yīng)該在單元格中輸入。用戶可以配置數(shù)據(jù)的有效性，以防止輸入無效數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶試圖在單元格中輸入無效數(shù)據(jù)時，他們會發(fā)出警告。此外，還可以設(shè)置提示信息，幫助用戶糾正錯誤。

編輯工作表

數(shù)據(jù)輸入后，下一步是對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的作和美化。本節(jié)將主要介紹工作表中的選擇性粘貼、數(shù)據(jù)搜索、更換和定位，以及工作表的美化。

一、選擇性粘貼

如果選擇粘貼“公式”，則只粘貼在編輯欄中輸入的復(fù)制數(shù)據(jù)的公式；如果選擇粘貼“值”，則只粘貼單元格中顯示的復(fù)制數(shù)據(jù)的值；如果選擇“格式”，則粘貼復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格式。

“選擇性粘貼”命令中還有兩個復(fù)選框，即“跳過空單元”和“轉(zhuǎn)移”。如果啟用“跳過空單元”復(fù)選框，則在復(fù)制區(qū)域中有空單元格時，可以避免更換粘貼區(qū)域中的值。啟用“轉(zhuǎn)移”復(fù)選框，復(fù)制數(shù)據(jù)的列可以變成行和列。

二、搜索、替換和定位

1、查找與替換

Excel的搜索和替換功能類似于其他office軟件。單擊“搜索”命令，并在“搜索內(nèi)容”文本框中輸入要搜索的內(nèi)容。如果格式有一定的設(shè)置，單擊“選項(xiàng)”按鈕。在“開始”選項(xiàng)卡上的“編輯”組中，單擊“搜索和替換”中顯示的命令列表，如圖所示。

需要“替換”作時，可以單擊“替換”選項(xiàng)卡，在“替換”文本框中輸入要替換的數(shù)據(jù)，也可以設(shè)置替換內(nèi)容的格式。

2、定位條件

所謂定位，就是在工作表中找到指定的單元格。單元格引用或名稱可用于快速定位。

在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中，單擊“搜索和選擇”按鈕，在命令列表中選擇“轉(zhuǎn)移”命令，在“引用位置”編輯區(qū)輸入要定位的單元格引用位置或命名區(qū)域，即自動定位選擇該區(qū)域。例如，您需要選擇Y2008單元格（或快速移動到Y(jié)2008單元格），并在引用位置輸入“Y2008”后返回車輛。如需選擇Y列2004～按照相同的方法，我們在引用位置輸入“Y2004”的2008行單元格：Y2008按回車即可。需要選擇2008行的單元格，我們可以在引用位置輸入“2008，2008”按回車。需要選中2004～~2008行單元格，我們可以在引用位置輸入“2004”：2008年按回車即可。

如果需要定位包含特殊字符或條目的對象、注釋或單元格，則在命令列表中選擇“定位條件”命令，彈出“定位條件”對話框，如圖所示。

三、工作表的基本格式設(shè)置

格式化設(shè)置有兩種方式：一種是使用功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”、“對齊”數(shù)字和“單元格”組命令，另一種是使用“設(shè)置單元格式”對話框進(jìn)行設(shè)置。在打開對話框之前，首先選擇設(shè)置格式的單元格或區(qū)域，單擊右鍵，單擊“設(shè)置單元格式”對話框。

視圖功能

在使用Excel工作表的過程中，當(dāng)在工作表中添加大量信息時，用戶會發(fā)現(xiàn)瀏覽和定位所需的內(nèi)容越來越困難。事實(shí)上，Excel包含了一些選項(xiàng)，這使得查看工作表更加方便。這些選項(xiàng)包括隱藏和顯示工作表、在多個窗口中查看工作表、并排工作表、拆分工作表和凍結(jié)工作表。

一、工作簿視圖

Excel中主要有幾種“工作簿視圖”，包括“普通視圖"”;“頁面布局視圖”、“頁面預(yù)覽視圖”等。用戶可以選擇“視圖”菜單，單擊“工作簿視圖”組中的相應(yīng)按鈕完成作。除了上述視圖方法外，您還可以“定制視圖”。單擊按鈕，彈出“視圖管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，將視圖名稱輸入彈出的“添加視圖”對話框，并設(shè)置視圖選項(xiàng)。

此外，為了最大限度地查看工作表中的數(shù)據(jù)，用戶只能顯示Excel標(biāo)題、單元格行號和列標(biāo)，以及單元格的內(nèi)容，即將顯示工作表的全屏。取消全屏視圖的方法是快捷鍵Esc鍵，或雙擊標(biāo)題欄的空白，或單擊標(biāo)題欄上的“向下恢復(fù)”按鈕。

二、顯示和隱藏工作表元素

當(dāng)需要隱藏工作表時，您可以通過選擇“視圖”選項(xiàng)卡單擊“窗口”組中的“隱藏”按鈕來隱藏工作表。如果需要顯示，單擊“取消隱藏”按鈕。

為了安全或方便用戶作。除了顯示和隱藏工作表外，還可以根據(jù)用戶的需要顯示或消失其他窗口元素。

三、在多窗口查看工作表

由于工作需要，有時我們必須檢查工作表的不同部分，如在同一工作表中引用相距較遠(yuǎn)的單元格，或同時檢查工作表中的多個工作表。在這種情況下，通過使用同一工作簿的多個窗口，打開工作簿的新視圖，可以很容易地解決問題。

1、新建窗口

為了在當(dāng)前的工作簿中創(chuàng)建和顯示一個新的視圖，您可以從窗口上方的功能區(qū)域選擇“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”選項(xiàng)組中的“新窗口”命令，以便在當(dāng)前的工作簿中顯示一個新窗口。

2、全部重排

重新排列可以使工作表在查看時更加方便。例如，用戶可以使用水平或垂直并排排列來查看兩個或多個窗口中的數(shù)據(jù)。

3、并排查看

并排查看功能可以平行排放兩個或兩個以上的工作簿窗口，方便用戶比較工作簿中的數(shù)據(jù)。單擊“窗口”組中的“并排查看”按鈕，彈出“并排比較”對話框，選擇并排比較的工作簿。兩個文檔將通過“同步滾動”一起滾動。

公式與函數(shù)

公式

第一，公式的概念和結(jié)構(gòu)

在Excel中，公式是由用戶設(shè)計(jì)的公式，通常由計(jì)算符和參與計(jì)算的作數(shù)組成。作數(shù)可以是常數(shù)數(shù)據(jù)、函數(shù)、單元格引用等元素，而計(jì)算符是用于計(jì)算的加、減、乘、除等作符號。在單元格中輸入公式，計(jì)算某種類型后必須返回值。

公式從等號“=”開始，用來表示后面的字符是公式。等號后面是需要計(jì)算的元素(作數(shù))和作符號，用算術(shù)作符將每個作數(shù)分開。如圖所示，示例公式的結(jié)構(gòu)。

公式通常由以下部分組成：

(1)等號“=”。輸入公式時，必須從“一”開始，然后輸入作符和作數(shù)﹐需要注意的是，這個等號必須是英文輸入法下的等號，表示正在輸入公式。

(2)單元格/區(qū)域引用。表示以引用地址的形式在公式中引用單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)。

(3)函數(shù)。Excel中內(nèi)置或編寫的函數(shù)，圖中的SUM函數(shù)為求和函數(shù)。

(4)運(yùn)算符。Excel包括算術(shù)運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符四種形式。

2、公式中的運(yùn)算符

Excel允許在公式中使用各種作符進(jìn)行作。Excel包括四種類型：算術(shù)作符、比較作符、文本作符和引用作符。

(1)算術(shù)運(yùn)算符。算術(shù)運(yùn)算符用于完成基本數(shù)學(xué)運(yùn)算，如＋（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方）。

(2)比較運(yùn)算符。比較運(yùn)算符用于比較兩個值，結(jié)果是邏輯值True(真)或False(假)。比較運(yùn)算符有=(等于)、>（大于）、=(大于等于)，