想用 Numbers 做出漂亮的表格，從這 8 個技巧開始

作為?iWork?效率套件之一，Numbers?可能是我最常用的 Mac 生產(chǎn)力應(yīng)用。它有非常快的啟動響應(yīng)速度、友好齊全的快捷鍵支持、iCloud Drive 多設(shè)備同步等等「親生」優(yōu)勢。不管是做名單管理、企業(yè)報表整理，我都會優(yōu)先選擇使用 Numbers 來進(jìn)行。

當(dāng)然，從上手 Numbers 到熟悉它的使用，我也花了不少的時間。Numbers 的交互體驗是完全 Apple 化的。本文基于我自己的使用體驗，整理了 8 個 Numbers 的關(guān)鍵功能，并且簡單對比和 Excel 使用習(xí)慣的差異。學(xué)會它們，你應(yīng)該可以快速上手 Numbers。

打開 Numbers，我們會遇到的最基礎(chǔ)的一個功能，快速新增一行或者一列。Excel 默認(rèn)將無窮無盡的單元格平鋪顯示，但是簡潔的 Numbers 只顯示有限的行列單元格。如果你要在表格最后一行或最后一列之后增加行列，可以直接將光標(biāo)移動到最后的行號或最后的列字母附近，按住「=」符號并拖動，就可以擴展表格。使用表格的最右下角的反 L 按鈕，也可以快速擴展表格。此外，在行號或列字母上右鍵，可以選擇在特定某行上下插入一行，或者在特定某列左右插入一列，這也是常會用到的功能。

Numbers 表格的布局排列和 Excel 有著很大的不同，標(biāo)題行、標(biāo)題列是我們在使用 Numbers 之前需要熟悉的內(nèi)容。標(biāo)題行和標(biāo)題列出現(xiàn)在表格的頂部和左側(cè)，如果我們使用 Numbers 默認(rèn)的表格樣式，那么灰色底的單元格就是標(biāo)題行列。標(biāo)題行列的重要作用是，它們默認(rèn)就被凍結(jié)，在我們滾動電子表格時總是保持可見，這和 Excel 的凍結(jié)行列功能非常相似。

相比于標(biāo)題行和標(biāo)題列，表尾行是 Numbers 另一個特有的功能，它對于統(tǒng)計數(shù)據(jù)作具有天然的優(yōu)勢。表尾行具有這樣的特性：永遠(yuǎn)處在表格最后一行。不管是在表格中新增一行，還是像上一節(jié)介紹的手動拖動來快速新增表格行，表尾會始終固定在表格最后一行。甚至當(dāng)我們在最后一行使用公式進(jìn)行累加等計算時，新增行的數(shù)據(jù)也會自動加入到表尾行的計算中，因此表尾行是進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計的絕佳之地。另外在制作圖表時，Numbers 會自動忽略表尾行數(shù)據(jù)，即使我們選中了表尾行的單元格納入圖表數(shù)據(jù)源。

在表格第一行行號或第一列列字母上右鍵，我們就能調(diào)整標(biāo)題行列的設(shè)置，例如將某個行修改為標(biāo)題行、新增標(biāo)題行列等等。在表格最后一行行號上右鍵，則是調(diào)整表尾行。此外，在 Numbers 右側(cè)邊欄的?格式 - 表格 - 標(biāo)題與表尾?的彈出式菜單中，我們也可以批量調(diào)整標(biāo)題行列和表尾。Numbers 最多支持 5 個標(biāo)題行、5 個標(biāo)題列和 5 個表尾行。

在 Numbers 中移動表格行列的作，非常直觀簡單。選中表格行列后，直接利用觸控板重按使行列在表格中浮起，就可以將它直接拖動到目標(biāo)位置了。當(dāng)然如果你使用鼠標(biāo)，作則是先選中表格行列，再長按使行列浮起。

除了像在 Excel 中那樣手動調(diào)整行列大小，或者精確調(diào)整行列大小之外，Nmubers 還支持按照單元格實際內(nèi)容來調(diào)整行或列的大小。我們在行號或列字母上右鍵，選擇「調(diào)整寬度以適合內(nèi)容」或「調(diào)整高度以適合內(nèi)容」，那么表格行列高度或?qū)挾龋鶕?jù)單元格內(nèi)容最大的高度和寬度進(jìn)行調(diào)整。經(jīng)過這種調(diào)整后，可以看到表格會變得更加簡潔干練，高效利用屏幕顯示空間。這一作也支持對多行或多列批量進(jìn)行。

Excel 的「格式刷」功能能快速地讓兩個格式不同的單元格瞬間得到統(tǒng)一，盡管 Numbers 沒有提供一模一樣的「格式刷」，但「樣式拷貝」和「樣式粘貼」功能也能快速地實現(xiàn)「格式刷」。

在 Numbers 中，我們選中源單元格，按下??Option-?Shift-C，再選中目標(biāo)單元格，按下??Option-?Shift-V，那么目標(biāo)單元格的樣式會變得與源單元格相一致。樣式包括單元格顏色、邊框，文本字體、字號和顏色，對齊方式等等。

由于是快捷鍵作，樣式拷貝與粘貼功能，還可以對多個單元格同時進(jìn)行。即使這些單元格不相鄰，我們也可以通過??Command?批量選中單元格再進(jìn)行樣式粘貼。甚至源單元格是具有多種樣式的單元格群組，也可以批量復(fù)制樣式。

我在使用 Numbers 處理財務(wù)數(shù)據(jù)時，會遇到將以「元」為計量單位的金額數(shù)字，快速批量地修改為以「萬元」或「億元」為計量單位的金額數(shù)字。在 Numbers 里使用自定義數(shù)據(jù)格式，可以輕松完成。

首先我們選中以「元」為計量單位的金額數(shù)字所在的單元格，在?右側(cè)欄 - 格式 - 單元格 - 數(shù)據(jù)格式?的下拉式菜單中，選擇?創(chuàng)建自定格式，隨后將「比例或范圍」中「K」拖動到輸入框內(nèi)，再點擊箭頭選擇「千」，那么單元格顯示的金額數(shù)字就變成了以「千元」為計量單位的數(shù)字。再使用上節(jié)提到的樣式拷貝和粘貼，我們就能調(diào)整大量單元格的計量單位。

你可能會提，將單元格里的金額數(shù)字全部除以 1000 也能將金額的計量單位變?yōu)榍г沁@個作與自定格式有著本質(zhì)不同的。首先，自定格式不修改單元格內(nèi)容，單元格內(nèi)的數(shù)字仍是以「元」為計量單位，但顯示為以「千元」為計量單位的金額；其次，如果需要再次調(diào)整計量單位，使用公式法則意味著還要再一次給單元格的數(shù)字進(jìn)行處理，作復(fù)雜。

自定格式還有其他多種規(guī)則可供我們添加，以使單元格的內(nèi)容按我們自己的要求做出變化。

注：Numbers 目前尚未提供「萬元」或「億元」兩個選項，我已向 Apple 提交功能建議，增加符合中國用戶使用習(xí)慣的兩個計量單位。

在 Numbers 中，沒有一個拖動條可以直接調(diào)整顯示視圖的比例，但在左上角提供了縮放比例控制菜單。但實際上，在 Numbers 中，使用快捷鍵來控制視圖大小十分高效。

在大多數(shù)的 macOS 應(yīng)用中，放大和縮小窗口視圖的快捷鍵為??Command-加號（+）?和??Command-減號 (-)，例如 Safari 和 Pixelmator Pro 等均是如此。但是在 Numbers 中，這兩個快捷鍵的作是增大和減小單元格中的文字字號，而放大和縮小窗口視圖的快捷鍵變成了??Command-?Shift->?和??Command-?Shift- 下載少數(shù)派 iOS 客戶端、關(guān)注 少數(shù)派公眾號，讓智能設(shè)備陪伴你成長 ??