與境外企業(yè)訂立合同時(shí)選擇“簽字”還是“蓋章”的效力分析

日常工作中，遇到跟外國(guó)公司簽訂合同是簽字還是蓋章，其實(shí)沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)答案。為了避免節(jié)外生枝，節(jié)省效率避免爭(zhēng)議，很多人認(rèn)為最好的方式是一律蓋公章。

我們知道，在英美法系國(guó)家中，公司的意志表示并非“認(rèn)章”，而是“認(rèn)人”，僅需要公司董事簽字即可代表公司意志。那么如果深入來看，一般大型的集團(tuán)公司下面有幾百家公司主體，這些公司分別依照不同國(guó)家法律成立，誰(shuí)才是被授權(quán)代表的簽署人？如果遇上對(duì)程序非常有經(jīng)驗(yàn)的英美法律師，不排除該合同被輕易認(rèn)定為無效的情況。

核查授權(quán)代表及授權(quán)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：（1）境外公司就擬締合同事項(xiàng)是否得到內(nèi)部有權(quán)機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)；（2）代表境外公司簽署合同的簽字人是否得到有效授權(quán)。關(guān)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)，一般以境外公司的公司章程為準(zhǔn)。據(jù)我們經(jīng)驗(yàn)，較為常見的批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)是公司董事會(huì)。對(duì)董事會(huì)的召開形式、決議要求等均以公司章程約定為準(zhǔn)。就董事信息的查詢，香港公司可以查詢周年申報(bào)表及近期變更信息，離岸公司一般核查公司提供的董事名冊(cè)。和境內(nèi)不同的是，境外公司的董事除了自然人外，也會(huì)存在由法人擔(dān)任的情形。????關(guān)于授權(quán)代表的信息及其授權(quán)，一般審核其公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的決議文件。我們往往會(huì)建議境外主體的內(nèi)部決議需要列明待批核交易介紹、同意簽署的法律文件及編號(hào)以及授權(quán)簽字的授權(quán)代表姓名及其簽字樣本等。如果存在一段時(shí)期（如授信期限）內(nèi)需要簽署多份交易文件的情形，我們會(huì)建議在內(nèi)部決議中做出該期間的統(tǒng)一授權(quán)。如果出現(xiàn)被董事會(huì)授權(quán)的董事/第三人另行簽署授權(quán)文件轉(zhuǎn)授權(quán)的情形，基于審慎原則，我們建議請(qǐng)登記地律師對(duì)該轉(zhuǎn)授權(quán)的有效性以及風(fēng)險(xiǎn)出具專項(xiàng)意見。

舉例來講，我方作為一家香港的離岸公司，和一家美國(guó)公司簽約時(shí)，對(duì)方要求合同的準(zhǔn)據(jù)法按照香港法來簽字。這時(shí)候麻煩了，第一，我們得先確定，對(duì)于對(duì)方一家美國(guó)公司而言，我方的主體，代表的是香港公司還是離岸公司還是大陸公司；第二，按照香港法律規(guī)定，簽約方式分為手簽和deed；第三，按照公司主體國(guó)家的公司法與公司章程規(guī)定，誰(shuí)是公司的有權(quán)簽字人，以及有沒有就授權(quán)簽字人這件事情事先在股東大會(huì)與董事會(huì)做出表決，表決是全票決，多數(shù)決還是過半數(shù)就可以？

那我們?cè)賮砹私庖幌拢鶕?jù)香港法，法律上規(guī)定了兩種：法團(tuán)印章（common seal）和正式印章（official seal），但是，實(shí)踐中通常有三種：法團(tuán)印章（common seal）、小圓戳（company chop）和長(zhǎng)條章（authorized signature）。“法團(tuán)印章”（common seal）《新公司條例》第124條規(guī)定：124. 公司可備有法團(tuán)印章等Company may have common seal etc. (1) 公司可備有法團(tuán)印章。A company may have a common seal. (2) 公司的法團(tuán)印章須屬一個(gè)金屬印章，印章上以可閱字樣刻有該公司名稱。A company’s common seal must be a metallic seal having the company’s name engraved on it in legible form.……

這里的“金屬印章”，在實(shí)踐中就指的是“鋼印”“正式印章”（official seal），分別規(guī)定在《新公司條例》的第125和126條上。根據(jù)這兩個(gè)條文，任何制備了“法團(tuán)印章（common seal）”的公司，還可以根據(jù)公司章程的規(guī)定，選擇擁有一個(gè)“正式印章（official seal）”。這個(gè)“正式印章（official seal）”是“法團(tuán)印章（common seal）”的復(fù)制本（replica），也就是說，它也得是一個(gè)鋼印。這個(gè)“正式印章（official seal）”可以有兩個(gè)用途：第一，在香港以外的地方使用；第二，用在公司發(fā)行的證券上面。即“在香港以外的地方使用”的話，根據(jù)《公司條例》第125條，它上面除了印著公司的名字之外，還需要“以可閱字樣刻有該印章將被使用所在的每個(gè)地方的名稱。（engraved on it in legible form the name of every place where it is to be used）”。也就是說，如果持有法團(tuán)印章（common seal）的公司打算在內(nèi)地或者外國(guó)使用法團(tuán)印章，但又不方便把法團(tuán)印章（common seal）帶出香港，那么它就可以根據(jù)公司章程的規(guī)定，制備一枚或多枚“正式印章（official seal）”。每一個(gè)“正式印章（official seal）”的材質(zhì)和形狀都和“法團(tuán)印章（common seal）”相同，但“正式印章（official seal）”還需要在上面額外多印幾個(gè)單詞，說明該印章所適用的地域，例如“僅限中國(guó)內(nèi)地使用”、“僅限中國(guó)廣東省使用”等。

法律的初衷是好的，但不知道為什么，這種“正式印章（official seal）”似乎在實(shí)踐中很少用到。坦白講，我見識(shí)短淺，至今還沒見到哪個(gè)香港公司在內(nèi)地使用過寫著“僅限中國(guó)內(nèi)地使用”的這個(gè)“正式印章（official seal）”，也沒見過這種印章實(shí)物。但是，《公司條例》真切地賦予了香港公司這樣一個(gè)權(quán)利，只不過它通常被大家忽略了而已。

凡是作過香港公司設(shè)立的讀者可能都會(huì)提出不同意見，因?yàn)閷?shí)際上幾乎每一間香港公司手頭除了鋼印之外都至少還有一個(gè)小圓戳和一個(gè)長(zhǎng)條章，這樣一來香港公司實(shí)際擁有的章就是三個(gè)：法團(tuán)印章（鋼印）、小圓戳（塑料章）和長(zhǎng)條章（原子章）。

一般來說，在香港公司設(shè)立完成后，我們都會(huì)從公司注冊(cè)處（Companies Registry）那里得到一個(gè)綠色的盒子，里面裝著公司設(shè)立有關(guān)的文件，以及三個(gè)印章：法團(tuán)印章（鋼印）、小圓戳（塑料章）和長(zhǎng)條章（原子章）。這會(huì)給我們一個(gè)印象，即這三個(gè)印章的效力是完全一樣的，至少是法律所認(rèn)可的。但實(shí)際情況卻不是這樣。我們對(duì)這三個(gè)章的用途的理解，最好還是從法條出發(fā)。這就是為什么我在上文會(huì)花許多篇幅來解釋《公司條例》到底是如何規(guī)定的，即使那個(gè)“正式印章（official seal）”幾乎沒有在實(shí)踐中出現(xiàn)過。

因此，回到上文的案例，簽約時(shí)相對(duì)保險(xiǎn)的辦法是去看香港離岸公司的章程，在里面最好有規(guī)定，董事就是有權(quán)簽字人，如果缺少這條規(guī)定，就去修補(bǔ)。另外，還要核對(duì)周年申報(bào)表。反之，如果一個(gè)英美法系國(guó)家的注冊(cè)公司，其章程里有規(guī)定董事有權(quán)對(duì)外簽字，那么我們要求對(duì)方蓋公章就是不對(duì)的。

綜上，關(guān)于境外公司的合同簽字人和公章問題，倘若認(rèn)真推敲起來，要花大成本和精力。

作者介紹

胡???泓

國(guó)宇律師事務(wù)所實(shí)習(xí)律師

業(yè)務(wù)領(lǐng)域：涉及企業(yè)投資并購(gòu)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、民商事業(yè)務(wù)、合規(guī)業(yè)務(wù)。

胡泓律師曾任職于索尼、康師傅、康寶萊等跨國(guó)公司法務(wù)部，風(fēng)險(xiǎn)管理部，具有豐富的民商事法律服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。