三種電子發(fā)票“原件”格式，到底該選哪一種格式保存？

根據(jù)《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會 [2020] 6號)和《財政部會計司關(guān)于公布電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版）的通知》和《電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》的通知，電子發(fā)票如果采用打印報銷的方式進行報銷，需要同時存檔對應(yīng)的電子發(fā)票原件。

但是眾所周知，目前電子發(fā)票主要有三種“原件”格式，但是在報銷的時候到底該選擇哪一種文件下載保存呢？一文告訴您：

1、數(shù)電發(fā)票

目前，數(shù)電發(fā)票主要有兩種：電子發(fā)票（普通發(fā)票）還是電子發(fā)票（增值稅專用發(fā)票），細(xì)心的財務(wù)都會發(fā)現(xiàn)，在開具數(shù)電發(fā)票之后，都會顯示三種格式的下載鏈接，點擊可以選擇該數(shù)電票的對應(yīng)的版式文件。

根據(jù)管理要求，數(shù)電票原件存檔需以XML格式文件進行存檔，也就是說，XML格式的文件才是該數(shù)電發(fā)票的原件。

當(dāng)然，基于XML格式文件的特性，如果單位是采取打印報銷的方式進行報銷入賬，那么應(yīng)該選擇PDF或者OFD（二選一即可）下載打印報銷，同時應(yīng)下載XML格式的文件進行歸檔。

2、增值稅電子專用發(fā)票

增值稅電子專用發(fā)票開具后一般會提供兩種下載格式：OFD和PDF格式。

根據(jù)文件管理要求，如需保存原件，需下載OFD格式文件進行保存，而之所以提供PDF格式文件版式預(yù)覽（取名為PDF預(yù)覽版下載），是因為OFD格式早期并未普及，一般的辦公軟件無法直接打開預(yù)覽打印，提供預(yù)覽版以方便打印報銷。當(dāng)然，現(xiàn)在主流的辦公軟件也已經(jīng)支持直接打開預(yù)覽打印了。所以增值稅電子專用發(fā)票需要下載OFD格式文件進行存檔。

3、增值稅電子普通發(fā)票

這一類發(fā)票是比較容易搞錯的。增值稅電子普通發(fā)票提供了兩種版式的原件，其中一類需要下載OFD格式的原件保存，另一類只需要下載PDF格式文件即可，具體區(qū)分如下：

需要下載OFD格式存檔的原件：

這類發(fā)票和上一類增值稅電子專用發(fā)票各版式文件一樣，發(fā)票詳情第一列顯示為“項目名稱”、右下角沒有發(fā)票專用章。

需要下載PDF格式存檔的原件：

這類發(fā)票版式內(nèi)容與傳統(tǒng)紙質(zhì)的增值稅普通發(fā)票一致，右下角加蓋有發(fā)票專用章，發(fā)票詳情第一列顯示為“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”。

4、其他種類的電子發(fā)票

除這幾類發(fā)票以外，財務(wù)多還會收到其他各式各樣的電子發(fā)票（或電子票據(jù)等），這些文件一般只提供PDF格式文件，你需要下載pdf文件存檔即可。

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